Każdy pracodawca odpowiada za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Wraz z rozwojem firmy rośnie jednak liczba obowiązków: trzeba organizować szkolenia, aktualizować ocenę ryzyka zawodowego, prowadzić dokumentację, kontrolować stanowiska oraz odpowiednio reagować na wypadki i zmiany w organizacji pracy.
Przedsiębiorca może wówczas stanąć przed wyborem: zatrudnić własnego specjalistę BHP czy powierzyć obsługę firmie zewnętrznej? Oba rozwiązania mają swoje zalety, a właściwa decyzja zależy między innymi od liczby pracowników, rodzaju działalności, poziomu ryzyka oraz częstotliwości występowania spraw wymagających specjalistycznego wsparcia.
Na czym polega outsourcing BHP?
Outsourcing BHP polega na powierzeniu określonych zadań zewnętrznemu specjaliście lub firmie zajmującej się bezpieczeństwem i higieną pracy. W zależności od potrzeb współpraca może obejmować pojedyncze usługi albo stałą, kompleksową obsługę.
Zakres outsourcingu może zawierać między innymi:
- prowadzenie i aktualizowanie dokumentacji BHP,
- przygotowywanie ocen ryzyka zawodowego,
- organizowanie szkoleń wstępnych i okresowych,
- przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
- sporządzanie okresowych analiz stanu BHP,
- udział w postępowaniach powypadkowych,
- wsparcie podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy,
- doradztwo przy tworzeniu nowych stanowisk,
- opiniowanie instrukcji i wewnętrznych procedur,
- nadzorowanie realizacji zaleceń pokontrolnych.
Do ustawowych zadań służby BHP należą funkcje doradcze i kontrolne, w tym bieżący nadzór nad warunkami pracy, informowanie o zagrożeniach, udział w ocenie ryzyka zawodowego, postępowaniach powypadkowych oraz opracowywaniu działań poprawiających bezpieczeństwo.
Kiedy można powierzyć zadania BHP firmie zewnętrznej?
Sposób organizacji służby BHP zależy przede wszystkim od liczby zatrudnionych osób oraz zagrożeń występujących w przedsiębiorstwie.
Pracodawca zatrudniający do 100 pracowników zasadniczo powierza wykonywanie zadań służby BHP pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy. Jeżeli w zakładzie nie ma kompetentnej osoby, zadania te mogą zostać powierzone specjaliście spoza zakładu pracy.
Pracodawca zatrudniający więcej niż 100 osób ma obowiązek utworzenia służby BHP. Przy zatrudnieniu od 100 do 600 pracowników przepisy wykonawcze przewidują utworzenie odpowiedniego stanowiska lub komórki BHP, także z możliwością zatrudnienia pracownika tej służby w niepełnym wymiarze. Przy zatrudnieniu przekraczającym 600 osób należy zatrudnić co najmniej jednego pełnoetatowego pracownika służby BHP na każdych 600 pracowników.
Inspektor pracy może również nakazać utworzenie służby BHP albo zwiększenie liczby zatrudnionych w niej osób, jeżeli uzasadniają to zagrożenia zawodowe występujące w przedsiębiorstwie. Oznacza to, że sama liczba pracowników nie jest jedynym kryterium. Istotny jest również charakter prowadzonej działalności.
Czy pracodawca może sam wykonywać zadania służby BHP?
Przepisy dopuszczają taką możliwość w przypadku mniejszych przedsiębiorstw. Pracodawca może samodzielnie wykonywać zadania służby BHP, jeżeli posiada odpowiednie szkolenie i:
- zatrudnia do 10 pracowników albo
- zatrudnia do 50 pracowników, a jego działalność należy do grupy, dla której ustalono kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia.
Nawet gdy samodzielne zajmowanie się BHP jest prawnie dopuszczalne, nie zawsze będzie najlepszym rozwiązaniem organizacyjnym. Pracodawca powinien ocenić, czy dysponuje odpowiednią wiedzą, czasem i doświadczeniem, aby regularnie kontrolować warunki pracy, aktualizować dokumentację i reagować na zmiany.
Najważniejsze zalety outsourcingu BHP
Niższe koszty stałe
W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw zatrudnienie specjalisty na pełny etat może być nieproporcjonalne do rzeczywistej liczby zadań. Outsourcing pozwala płacić za uzgodniony zakres obsługi bez ponoszenia kosztów związanych z rekrutacją, utworzeniem stanowiska, wynagrodzeniem, urlopami, szkoleniami i zastępstwami.
Współpraca może mieć formę miesięcznego abonamentu albo rozliczenia za konkretne usługi. Dzięki temu łatwiej dopasować koszty do wielkości firmy i jej bieżących potrzeb.
Dostęp do różnych specjalistów
Firma zewnętrzna może dysponować zespołem osób posiadających doświadczenie w różnych branżach. Ma to szczególne znaczenie, gdy przedsiębiorstwo potrzebuje wsparcia nie tylko w zakresie ogólnych przepisów BHP, ale również ochrony przeciwpożarowej, pierwszej pomocy, pomiarów środowiska pracy czy dokumentacji powypadkowej.
Pracodawca nie jest wówczas uzależniony od wiedzy i dostępności jednej osoby.
Ciągłość obsługi
Nieobecność wewnętrznego pracownika BHP spowodowana urlopem, chorobą lub odejściem z firmy może utrudnić realizowanie bieżących obowiązków. W przypadku współpracy z firmą zewnętrzną zastępstwo jest zazwyczaj organizowane w ramach jej zespołu.
Jest to szczególnie ważne w sytuacjach nagłych, takich jak wypadek przy pracy, niezapowiedziana kontrola albo uruchomienie nowego procesu.
Niezależne spojrzenie na firmę
Zewnętrzny specjalista może łatwiej zauważyć nieprawidłowości, które dla pracowników przebywających codziennie w zakładzie stały się czymś zwyczajnym. Obiektywna ocena jest cenna podczas audytów, kontroli stanowisk i analizowania przyczyn wypadków.
Elastyczny zakres współpracy
Obsługę można dostosować do aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Firma może zamówić jedynie szkolenia i aktualizację dokumentacji albo zdecydować się na stałe wizyty, kontrolowanie terminów, audyty i bieżące konsultacje.
Możliwe ograniczenia outsourcingu
Zewnętrzny specjalista nie przebywa w zakładzie przez cały czas. Może więc nie zauważyć zmian wprowadzanych pomiędzy kolejnymi wizytami, jeżeli pracodawca lub osoby kierujące pracownikami nie będą przekazywać mu odpowiednich informacji.
Skuteczność outsourcingu zależy od dobrej komunikacji. Firma BHP powinna być informowana między innymi o:
- zatrudnianiu nowych pracowników,
- tworzeniu i likwidowaniu stanowisk,
- zakupie maszyn,
- zmianie technologii,
- stosowaniu nowych substancji,
- reorganizacji pomieszczeń,
- wypadkach oraz zdarzeniach potencjalnie wypadkowych.
Problemem może być również zbyt ograniczony zakres umowy. Niska miesięczna opłata nie zawsze oznacza kompleksową obsługę. Może obejmować wyłącznie konsultacje telefoniczne lub kilka wizyt w ciągu roku, podczas gdy szkolenia, dokumentacja i postępowania powypadkowe będą rozliczane osobno.
Zalety zatrudnienia własnego specjalisty BHP
Stała obecność w przedsiębiorstwie
Wewnętrzny specjalista zna codzienną organizację pracy, pracowników, maszyny i procedury. Może szybko reagować na nieprawidłowości oraz uczestniczyć w planowaniu zmian już na ich początkowym etapie.
Ma to szczególne znaczenie w zakładach produkcyjnych, budowlanych, logistycznych i innych miejscach, w których występuje wiele zagrożeń, a warunki pracy często się zmieniają.
Lepsza znajomość procesów
Osoba zatrudniona w przedsiębiorstwie może dokładnie poznać proces technologiczny, strukturę odpowiedzialności i przyczyny powtarzających się problemów. Ułatwia to przygotowywanie rozwiązań dopasowanych do rzeczywistego sposobu funkcjonowania firmy.
Bezpośredni kontakt z pracownikami
Codzienna obecność sprzyja budowaniu kultury bezpieczeństwa. Pracownicy mogą na bieżąco zgłaszać problemy, a specjalista ma możliwość prowadzenia krótkich instruktaży i obserwowania, czy procedury są faktycznie przestrzegane.
Szybka reakcja
Wewnętrzny specjalista jest zazwyczaj dostępny bez konieczności umawiania wizyty. Może natychmiast zareagować na awarię, zdarzenie potencjalnie wypadkowe, kontrolę albo problem zgłoszony przez kierownika.
Ograniczenia zatrudnienia własnego specjalisty
Najważniejszą wadą są wyższe koszty stałe. Oprócz wynagrodzenia trzeba uwzględnić koszty zatrudnienia, sprzętu, szkoleń, udziału w konferencjach oraz zastępstwa podczas nieobecności.
Firma może również stać się zależna od jednej osoby. Jeżeli specjalista odejdzie, część wiedzy dotyczącej dokumentacji, procedur i historii zakładu może zostać utracona.
Wewnętrzny pracownik nie zawsze posiada również doświadczenie we wszystkich obszarach. Może doskonale znać specyfikę zakładu, ale w przypadku nietypowego wypadku, skomplikowanych pomiarów lub nowych regulacji nadal potrzebować wsparcia zewnętrznych ekspertów.
Outsourcing czy własny specjalista – porównanie
| Kryterium | Outsourcing BHP | Własny specjalista |
|---|---|---|
| Koszty | Zazwyczaj niższe i bardziej elastyczne | Wyższe koszty stałe |
| Dostępność | Zgodna z umową i ustalonym czasem reakcji | Stała obecność w godzinach pracy |
| Znajomość firmy | Rośnie wraz z długością współpracy | Bardzo dobra znajomość codziennych procesów |
| Zakres wiedzy | Dostęp do zespołu różnych ekspertów | Wiedza skoncentrowana w jednej osobie |
| Zastępstwo | Najczęściej zapewniane przez wykonawcę | Wymaga organizacji przez pracodawcę |
| Elastyczność | Możliwość rozszerzania lub ograniczania usług | Ograniczona wymiarem zatrudnienia |
| Reakcja na bieżące zdarzenia | Zależna od umowy i lokalizacji | Zazwyczaj natychmiastowa |
| Opłacalność | Szczególnie korzystna dla mniejszych firm | Korzystna przy dużej liczbie stałych zadań |
Kiedy warto wybrać outsourcing BHP?
Zewnętrzna obsługa sprawdzi się szczególnie w firmach, które:
- zatrudniają niewielką lub średnią liczbę pracowników,
- nie mają wystarczającej liczby zadań dla pełnoetatowego specjalisty,
- potrzebują elastycznego zakresu usług,
- chcą uzyskać dostęp do specjalistów z różnych dziedzin,
- prowadzą działalność w kilku niewielkich lokalizacjach,
- potrzebują uporządkować dokumentację,
- chcą ograniczyć koszty stałe,
- nie mają w zespole osoby posiadającej wymagane kwalifikacje.
Outsourcing może być także dobrym rozwiązaniem dla nowo powstałych firm, które potrzebują zbudować cały system BHP od podstaw.
Kiedy zatrudnić własnego specjalistę?
Wewnętrzny specjalista będzie uzasadnionym wyborem, gdy:
- firma zatrudnia dużą liczbę pracowników,
- przepisy wymagają utworzenia służby BHP,
- działalność wiąże się z wysokim ryzykiem,
- w zakładzie często dochodzi do zmian technologicznych,
- konieczne są codzienne kontrole stanowisk,
- firma posiada wiele rozbudowanych procesów produkcyjnych,
- regularnie wykonywane są prace szczególnie niebezpieczne,
- specjalista powinien stale uczestniczyć w spotkaniach operacyjnych i inwestycyjnych.
Model mieszany – połączenie obu rozwiązań
Wiele większych przedsiębiorstw stosuje model mieszany. W firmie pracuje wewnętrzny specjalista lub zespół BHP, ale wybrane zadania są zlecane na zewnątrz.
Zewnętrzne wsparcie może obejmować:
- specjalistyczne szkolenia,
- niezależne audyty,
- pomiary środowiska pracy,
- opracowanie dokumentacji dla nowych procesów,
- konsultacje prawne i techniczne,
- obsługę zwiększonej liczby zadań,
- wsparcie w postępowaniach powypadkowych.
Takie rozwiązanie łączy stałą obecność pracownika z dostępem do szerszej wiedzy i niezależnej oceny.
Odpowiedzialność nadal spoczywa na pracodawcy
Powierzenie obsługi zewnętrznej firmie nie oznacza przeniesienia odpowiedzialności za bezpieczeństwo pracowników. Zgodnie z Kodeksem pracy za stan BHP w zakładzie odpowiada pracodawca, a na zakres tej odpowiedzialności nie wpływa powierzenie zadań specjaliście spoza firmy.
Dlatego pracodawca powinien:
- zapewnić wykonawcy dostęp do stanowisk i dokumentacji,
- przekazywać informacje o zmianach,
- analizować otrzymywane zalecenia,
- wyznaczać osoby odpowiedzialne za ich realizację,
- kontrolować, czy nieprawidłowości zostały usunięte.
Zewnętrzna firma pełni funkcję doradczą i kontrolną, ale decyzje organizacyjne oraz zapewnienie środków na poprawę warunków pracy pozostają po stronie pracodawcy.
Jak wybrać zewnętrzną firmę BHP?
Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić:
- kwalifikacje osób realizujących obsługę,
- doświadczenie w danej branży,
- zakres usług zawartych w cenie,
- częstotliwość wizyt w zakładzie,
- czas reakcji w sytuacji awaryjnej,
- zasady prowadzenia postępowań powypadkowych,
- możliwość udziału w kontrolach,
- sposób przechowywania i przekazywania dokumentacji,
- warunki zastępstwa nieobecnego specjalisty,
- sposób raportowania stwierdzonych nieprawidłowości.
Jeżeli szukasz sprawdzonego partnera, zapoznaj się z ofertą firmy BHP Sułkowski. Firma zapewnia stałą obsługę BHP, szkolenia, audyty, ocenę ryzyka zawodowego, prowadzenie dokumentacji, wsparcie powypadkowe oraz udział w kontrolach. Zakres współpracy może zostać dostosowany do charakteru działalności i potrzeb przedsiębiorstwa.
Podsumowanie
Nie istnieje jedno rozwiązanie odpowiednie dla wszystkich przedsiębiorstw. Outsourcing BHP jest zazwyczaj korzystny dla małych i średnich firm, które potrzebują profesjonalnego wsparcia, ale nie mają wystarczającej liczby zadań, aby zatrudniać specjalistę na pełny etat.
Własny pracownik BHP sprawdzi się lepiej w dużych zakładach, przedsiębiorstwach o wysokim poziomie ryzyka oraz organizacjach wymagających codziennego nadzoru. W wielu przypadkach najlepszym wyborem będzie model mieszany, łączący znajomość zakładu przez wewnętrznego specjalistę z wiedzą i niezależnością ekspertów zewnętrznych.
Przy podejmowaniu decyzji należy uwzględnić nie tylko cenę. Najważniejsze są rzeczywiste zagrożenia, dostępność specjalisty, zakres obsługi oraz zdolność do szybkiego reagowania. Dobrze dobrany model powinien przede wszystkim zapewniać skuteczny nadzór i realnie poprawiać bezpieczeństwo pracy.
