Od 1 lipca 2026 r. duże zmiany czekają firmy transportowe, które do przewozu ładunków wykorzystują pojazdy o DMC w zakresie powyżej 2,5 tony do 3,5 tony – będą one zobowiązane do montażu tachografów. Ma to konsekwencje dla rozliczania kierowców takich pojazdów. Jak się do tego przygotować?
Które pojazdy muszą być wyposażone w tachograf od 1 lipca?
Obowiązek montażu tachografów nie obejmuje wszystkich pojazdów o DMC w zakresie powyżej 2,5 tony do 3,5 tony. Aby przedsiębiorca został objęty wymogiem zakupu i korzystania z tachografu, łącznie muszą zostać spełnione trzy warunki:
- DMC pojazdu musi wynosić jednocześnie powyżej 2,5 tony i poniżej 3,5 tony – jeżeli DMC busa jest niższe, ale jedzie on z przyczepą, to uwzględnia się DMC całego zestawu, a nie tylko busa;
- pojazd musi być użytkowany do zarobkowego przewozu towarów (dotyczy to również kabotażu) w transporcie międzynarodowym – przepisy nie dotyczą busów osobowych do 9 miejsc wraz z kierowcą;
- transport musi być realizowany na potrzeby cudze – przewóz międzynarodowy towarów na potrzeby własne jest zwolniony z obowiązku instalacji tachografów, chociaż aby tak było, muszą zostać spełnione również inne warunki.
Inne zasady obowiązują w przypadku pojazdów elektrycznych i zasilanych paliwami alternatywnymi. Więcej na ten temat można przeczytać w poradniku firmy Evotax: https://evotax.pl/pl/blog/tachografy-w-busach-od-1-lipca-2026/.
Z czym wiąże się montaż tachografów w busach o DMC 2,5-3,5 tony?
Objęcie mniejszych pojazdów wykorzystywanych do międzynarodowego przewozu towarów obowiązkiem montażu tachografów pociąga za sobą konieczność wyrobienia stosownych dokumentów. Firmy transportowe potrzebują przede wszystkim karty przedsiębiorstwa, która jest niezbędna m.in. do odczytu danych z tachografu. Taka karta jest przypisana do konkretnej firmy, a jej okres ważności jest ustalony na 5 lat.
Jak przypomina firma Evotax, z montażem tachografów w pojazdach wiąże się też konieczność uzyskania kart dla poszczególnych kierowców. Karta kierowcy jest potrzebna do rejestracji czasu pracy w pamięci tachografu. Kierowca, który nie korzysta z karty kierowcy, narusza obowiązujące przepisy i naraża zarówno siebie, jak i pracodawcę na karę finansową w łącznej wysokości 12 000 zł. Wniosek o jej wydanie można złożyć online.
Jak rozliczać kierowców od 1 lipca 2026 roku, aby nie popełnić błędów?
Zakup tachografu i wyrobienie dokumentów generuje koszty. Jednocześnie przedsiębiorcy, którzy od 1 lipca mają korzystać z tachografów, muszą pamiętać o prawidłowym rozliczaniu kierowców na podstawie danych z tych urządzeń. To duża zmiana. Nieznajomość przepisów czy błędy w rozliczeniach mogą z jednej strony zakończyć się karami finansowymi, a z drugiej obniżyć zaufanie pracowników do pracodawcy. Jak tego uniknąć?
Przedsiębiorcy, którzy zyskują nowe obowiązki, powinni rozważyć współpracę z zaufanym partnerem specjalizującym się m.in. w rozliczeniach kierowców. Przykładowo świadcząca usługi księgowe dla firm transportowych firma Evotax oferuje:
- wsparcie w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej kierowców – w tym teczek pracowniczych;
- wyliczanie wynagrodzeń zgodnie z aktualnym stanem prawnym – a także czytelne rozliczenia dla kierowców;
- pomoc w zakresie optymalizacji wynagrodzeń – to sposób na obniżenie kosztów pracodawcy i zwiększenie korzyści po stronie pracownika.
